Kankea etäkäyttö, kansioihin katoilevat tiedostot ja huono mobiilituki jäivät historiaan, kun Mitran IT-ratkaisut siirrettiin pilveen. Omalla palvelimella oleva Microsoft Exchange korvattiin Google Workspacella, jolla saatiin konkreettisia hyötyjä päivittäiseen työskentelyyn ja sisäiseen viestintään.
Vanhentuneiden työtapojen päivittämistarve oli suuri
Mitra tarjoaa monipuolisia asumisen palveluita ja työntekijät liikkuvat paljon, joten hitaaseen tiedonkulkuun ja huonoihin etäkäyttömahdollisuuksiin ei ollut enää varaa. Hajanainen viestintä ja kankeat työtavat eivät myöskään tukeneet yrityksen tavoitteita ja julkisuuskuvaa, jonka Mitra haluaa välittää asiakkaille ja yhteistyökumppaneilleen.
Tavoitteena oli parantaa yhteistyöskentelyä, nopeuttaa sisäistä viestintää sekä mahdollistaa pääsy tietoihin mobiililaitteiden avulla tietoturvallisesti.
Ennen Googlen pilvipalveluiden käyttöönottoa Mitrassa käytettiin perinteisiä palvelimen verkkoasemia tiedostojen tallennuspaikkana, ja viestintä nojasi Microsoft Outlook -järjestelmään. Ajan myötä sähköpostin viestitulva ja liitetiedostojen hallinta aiheuttivat turhautumista. Myös Windowsin hakutoiminto osoittautui tehottomaksi.
Google Driveen sisäänrakennettu hakutoiminto löytää kaiken haetun tiedon hetkessä ja haku kehittyy koko ajan tekoälyn avulla paremmaksi. Haku myös oppii käyttäjän tavoille, mikä tehostaa edelleen hakutoimintoa. “Tuntuu uskomattomalta, kun kaikki tieto löytyy hetkessä”, kuvaa toimitusjohtaja Lassi Nurmi nykytilannetta. Kuten moni yksityishenkilö, myös Nurmi tunsi Googlen palvelut Gmailin kautta entuudestaan. Osaava IT-kumppani vakuutti palvelun sopivan täydellisesti asiakasorganisaation vaatimuksiin.
Googlen toimistosovellukset oli luonteva ja tietoturvallinen ratkaisu
Haussa oli riittävän helppokäyttöinen IT-ratkaisu, joka vastaisi viestinnän ja tiedonhallinnan haasteisiin helpottaen päivittäistä työntekoa.
Mitra asetti uuden ratkaisun keskeisiksi vaatimuksiksi helppokäyttöisyyden, turvallisuuden ja toimivuuden. Koska tietojen hallinta ja jakaminen olivat vanhan ympäristön suurimpia haasteita, valikoituivat Google Workspacen toimistosovelluksista erityisesti Drive ja Docs kiinnostavimmiksi vaihtoehdoiksi.
Google Drive tarjosi kaivattua helppoutta tiedostojen hallintaan ja houkutteli näppäryydellään, sillä Drivessa tiedostot on helppo säilyttää, käyttää ja jakaa. Lisäksi niitä pääsee käyttämään missä ja milloin tahansa ja millä tahansa laitteella, tietoturvasta tinkimättä.
Google Docs kiehtoi erityisesti yhteistyöskentelymahdollisuutensa vuoksi; kaikki osapuolet, niin omat työntekijät kuin yhteistyökumppanitkin, pääsevät käsiksi kaikkiin asiakirjoihin ja taulukoihin reaaliajassa, jopa samanaikaisesti. Myös muissa Google Workspacen työkaluissa Mitra näkee potentiaalia toimintansa kehittämiseksi, joten Workspacen käytön laajentamista onkin tarkoitus jatkaa tulevaisuudessa.
Muutoksen tueksi tarvittiin Googlen pilvipalveluihin perehtynyt IT-talo. IT-Saimaa Oy eli nykyinen Data Group Saimaa oli jo entuudestaan tuttu IT-kumppani ja heiltä löytyi myös tarvittavaa Google-osaamista, joten heidän valintansa kumppaniksi tähän projektiin oli luontevaa. Siirtymisprojekti aloitettiin pilottiryhmän koulutuksilla, joissa muutama asiakkaan henkilö perehdytettiin tarkemmin Google Workspacen saloihin.
Migraation kautta käyttöön ja jatkokehitykseen
Käyttöönotto saatiin suunnitellusti maaliin sovitussa aikataulussa ja projekti meni kaikilta osin hyvin. Vanhojen sähköpostien migraatiossa Exchangesta Gmailiin oli pieniä haasteita ja viestejä jouduttiin siirtämään useammassa vaiheessa, mutta loppukäyttäjien päivittäiseen toimintaan tällä ei ollut vaikutusta. IT-kumppanin asiantuntijat olivat koko projektin ajan erittäin palvelualttiita ja kaikki esille tulleet kysymykset selvitettiin. Käyttöönoton jälkeen tukea on tarvittu enää todella vähän, ja työntekijät ovat omaksuneet uusien työkalujen käytön pääasiassa erinomaisesti.
Googlen toimistosovellukset ovat nyt käytössä kaikilla Mitran työntekijöillä. Lähes kaikki työntekijät ovat siirtynyt käyttämään myös sähköpostia Gmailin kautta. Muutama käyttäjä luottaa vielä perinteiseen Outlookiin, jonka käyttö on myös edelleen mahdollista. Uusia työkaluja hyödyntäneet loppukäyttäjät ovat kokeneet reaaliaikaisen yhteistyöskentelyn erittäin hyödylliseksi. Docs myös mahdollistaa paikasta riippumattoman työnteon. Mobiililaitteilla työskentely on aktiivista etenkin isännöinnin puolella ja käyttäjät arvostavat helppoa pääsyä materiaaleihin myös tableteilla ja älypuhelimilla.
DG Saimaa tukena myös tulevaisuudessa
Google Workspace on vastannut Mitran tarpeisiin erinomaisesti ja Googlen pilvipalveluilla on ollut huomattava vaikutus koko organisaation toimintaan; sisäinen viestintä, tiedonhallinta ja työtavat ovat kehittyneet merkittävästi. Data Group Saimaa on myös jatkossa mukana tarjoamalla lisäkoulutuksia ja työpajoja työkalujen käyttöön sekä antamalla jatkuvasti hyödyllisiä vinkkejä uusien sovellusten tehokkaampaan käyttöön.
Muutoksen läpiviennissä on hyvä olla apuna kumppani, joka ohjaa, tukee ja ymmärtää asiakkaan tarpeita syvällisesti, myös tietoturvan näkökulmasta.
Nurmi suosittelee kaikille vastaavaa IT-muutosta suunnitteleville organisaatioille kumppania, joka kouluttaa ja tukee uusien teknologioiden käyttöönotossa: “Vaikka etänä saadaan nykyään hoidettua asioita paljon, osaavan paikallisen kumppanin rooli on kuitenkin avainasemassa projektin onnistumisen kannalta. Paikallinen kumppani mahdollistaa myös nopean jatkuvan ja ketterän kehittämisen.”
Mitra tarjoaa parhaita elämisen ja yrittämisen kiinteistöpalveluja Imatralla. Mitra on imatralainen yli 60-vuotias seudun johtava kiinteistöorganisaatio. Mitra kuuluu Imatran kaupunkikonserniin ja sen omistaa Imatran kaupunki. Suurimmat Mitran hallinnoimat yritykset ovat: Mitra Management Oy, Imatran Toimitilat Oy ja Imatran Vuokra-asunnot Oy.
