Minkälainen asiakas
Länsi-Uudenmaan alueellinen vesiensuojeluyhdistys Länsi-Uudenmaan vesi ja ympäristö ry on Lohjalla toimiva asiantuntijaorganisaatio, joka edistää toiminta-alueellaan vesiensuojelua ja tarjoaa alan tutkimus- ja asiantuntijapalveluita eri toimijoille kuten kunnille, yrityksille, yhteisöille sekä yksityishenkilöille.Yhdistys koordinoi ja toteuttaa myös merkittäviä alueellisia vesistökunnostushankkeita. Liikevaihtomme oli vuonna 2022 noin 3,9 mij. euroa ja yhdistyksemme palveluksessa on noin 27 työntekijää.
Mistä liikkeelle
Olimme jo toistakymmentä vuotta käyttäneet saman ulkoisen IT-kumppanin palveluita. Keväällä 2021 organisaatiossamme oli laajoja ja pitkään kestäneitä ongelmia sähköpostipalveluiden toiminnan kanssa. Asioiden selvittely ei sujunut silloisen kumppanin kanssa toivomallamme tavalla ja halusimme käyttää ulkopuolista apua osana ongelman selvityksessä. Muissa kehityshankkeissamme meitä auttanut konsultti suositteli omasta verkostostaan silloista IT-Saimaa Oy:tä, josta saimmekin puolueetonta apua tilanteen ratkaisemiseksi. Kun sähköpostipalvelut oli saatu palautettua, päätimme tilata myös erillisen auditoinnin IT-Saimaan kautta. Auditoinnissa tuli esille useita potentiaalisia kehityskohteita ja -ehdotuksia ja aloimmekin pohtimaan, miten näitä voidaan lähteä viemään eteenpäin.
Lähdimme kilpailuttamaan IT-palveluiden tarjoajaa ja kilpailutuksen tuloksena uudeksi IT-kumppaniksi valikoitui IT-Saimaa Oy, joka muuttui 2021-2022 vuodenvaihteessa liiketoimintakaupan myötä Data Group Saimaaksi.
Paikallisesta lähituesta luopuminen ja siirtyminen pääasiassa etätukeen
Muutos IT-palveluiden toimintamallissa oli suuri, sillä aiempi toimija teki säännöllisiä lähitukipäiviä tiloissamme ja uusi malli pohjautuu lähes ainoastaan etätukeen. Huoli palvelun heikkenemisestä hävisi kuitenkin nopeasti, kun toiminta lähti sujuvasti liikkeelle. Sujuvassa muutoksessa auttoi suuresti meidän oma osa-aikainen IT-henkilömme, joka pystyi toimimaan alkuun henkilöstön ja IT-tuen välissä.
Konsultoivaa ympäristön kehitystä
Auditoinnin pohjalta löytyneitä kehityskohteita lähdettiin toteuttamaan projekti kerrallaan uuden IT-kumppanin kanssa. Ensimmäisenä projektina aiemmin omilla palvelimilla toiminut sähköpostijärjestelmä korvattiin Microsoft 365 palvelulla. Muutos sujui suunnitellusti ilman käyttökatkoja ja vanhat tiedot siirrettiin taustalla uuteen palveluun.
Microsoft 365 palvelun käyttöä on tämän jälkeen laajennettu ja uusia ominaisuuksia otetaan käyttöön palvelu kerrallaan. Suurena apuna palvelun laajassa hyödyntämisessa on ollut Data Group Saimaan järjestelmällinen toimintatapa, konsultoiva ote ja ennakkoluuloton asenne uuteen tekniikkaan. Säännöllisissä seuranta- ja kehityspalavereissa saamme aina uusia ajatuksia mihin suuntaan IT-ympäristöä kannattaa kehittää ja palaute toimii molempiin suuntiin.
Kustannussäästöjä rauta- ja lisenssikustannuksiin
Jo auditoinnissa suuri “raudan” määrä kiinnitti auditoijan huomion. Ympäristössämme oli useita fyysisiä palvelimia, joiden resurssit olivat huomattavan vajaalla käytöllä. Palvelimien määrää onkin pystytty vähentämään reilusti ottamalla palvelimilla virtualisointi käyttöön.
Kustannussäästöjä on saatu myös lisensseistä, sillä uusi kumppanimme ehdotti hakemista Microsoftin Non-profit ohjelmaan. Organisaatiomme täyttikin kaikki vaaditut ehdot ja saimme Microsoft 365 palvelun lisenssit käyttöömme ilmaiseksi.
Yhteistyö IT-Saimaan, nykyisen Data Group Saimaan kanssa on jatkunut kohta kaksi vuotta ja siitä on kehittynyt vahva ja luottamuksellinen suhde. Data Group Saimaa on osoittautunut joustavaksi kumppaniksi ja osaamista löytyy vaativiinkin projekteihin. Resurssien ja osaamisen varmistamisessa on varmasti apuna myös se, että Data Group Saimaa on osa valtakunnallista Data Group -ketjua, josta löytyy nykyään jo lähes 400 IT-alan osaajaa, joiden osaaminen on käytettävissämme.
